Як підібрати та впровадити CRM-систему для бізнесу

Що таке CRM і для чого вона потрібна?

CRM (Customer Relationship Management) — це система управління взаємовідносинами з клієнтами. Вона допомагає автоматизувати продажі, обробку заявок, зберігання клієнтської бази, комунікацію та аналітику. CRM дає змогу бізнесу не втрачати потенційних клієнтів, контролювати роботу менеджерів і покращувати якість обслуговування.

Без CRM компанії стикаються з такими проблемами:

• Заявки втрачаються через неорганізованість процесів.
• Менеджери не пам’ятають, із ким і про що домовлялися.
• Відсутній контроль за роботою відділу продажів.
• Немає прозорої аналітики, що заважає масштабуванню бізнесу.
• Багато ручної роботи, яка повторюється з дня на день і перетворюється на справжню пастку для бізнесу.

А тепер розглянемо, як правильно обрати та впровадити CRM-систему.

Різновиди CRM-систем: яку обрати?

CRM-системи можна класифікувати за величезною кількістю ознак: за типом бізнесу, сферою діяльності, рівнем автоматизації процесів, масштабом компаній, яким вони відповідають, та багатьма іншими критеріями. Вибір правильної CRM залежить від конкретних потреб бізнесу, його цілей і структури.

CRM-системи поділяються на декілька типів:

• Операційні CRM — автоматизують роботу з клієнтами, реєструють заявки, налаштовують воронку продажів. Приклади: Uspacy, Pipedrive, NetHunt.
• Аналітичні CRM — допомагають з аналізом поведінки клієнтів та оцінкою ефективності відділу продажів. Приклади: Pipedrive, ODOO CRM, NetHunt, Keepin CRM.
• Колаборативні CRM — орієнтовані на покращення комунікації між відділами компанії та клієнтами. Приклади: Uspacy, Planfix, Perfectum CRM, Worksection. 

📌 Який варіант обрати?

• Якщо у вас товарний бізнес — використовуйте операційну CRM із модулем складського обліку (наприклад, KeyCRM, Sitniks, SalesDrive, Keepin CRM).
• Якщо продажі B2B — потрібна аналітична CRM із можливістю прогнозування (Pipedrive, ODOO CRM, Uspacy, HubSpot).
• Якщо у вас складний цикл угоди — розгляньте колаборативну CRM (Pipedrive, ODOO CRM, NetHunt, Keepin CRM, Perfectum, LBS). 

Як підібрати ідеальну CRM?

Щоб обрати CRM, яка дійсно працюватиме на ваш бізнес, варто почати з аналізу ваших потреб. Ось перелік запитань, які допоможуть визначитися з вибором:

1. Бізнес-процеси

• Які основні процеси потрібно автоматизувати (продажі, маркетинг, обслуговування клієнтів, складський облік тощо)?
• Які проблеми ви хочете вирішити за допомогою CRM (втрачена база, повільна обробка лідів, відсутність аналітики)?
• Скільки відділів і співробітників буде працювати в CRM?

2. Функціональні можливості

• Чи потрібна CRM тільки для продажів, чи також для маркетингу, фінансів, аналітики?
• Чи потрібна інтеграція з IP-телефонією, месенджерами, e-mail-розсилками?
• Чи є необхідність у мобільній версії або доступі з різних пристроїв?
• Чи важлива гнучкість системи (можливість доопрацювань, кастомізації)?

3. Аналітика та звітність

• Які звіти та аналітика вам потрібні (воронка продажів, ефективність менеджерів, конверсії)?
• Чи потрібна автоматизована аналітика для прогнозування продажів?
• Які KPI важливі для контролю ефективності команди?

4. Інтеграції

• Із якими сервісами має інтегруватися CRM (1С, онлайн-банкинг, маркетплейси, сайт, реклама)?
• Чи потрібна інтеграція із соцмережами та месенджерами (Facebook, Instagram, WhatsApp, Telegram)?
• Чи потрібно налаштовувати API для обміну даними з іншими системами?

5. Зручність та навчання персоналу

• Наскільки проста CRM у використанні для ваших менеджерів?
• Чи передбачено навчання команди під час впровадження?
• Чи потрібен доступ до CRM для партнерів або клієнтів?

6. Безпека та доступи

• Які рівні доступу потрібні для різних співробітників?
• Чи є можливість ведення логів змін і контролю доступу?
• Де будуть зберігатися дані (локальний сервер чи хмарне рішення)?

7. Бюджет

• Який бюджет ви готові виділити на CRM?
• Чи планується одноразова покупка чи підписка?
• Чи враховані витрати на доопрацювання та інтеграції?

8. Масштабування

• Чи буде CRM зручною під час масштабування бізнесу?
• Чи можна додавати нові модулі та функції в майбутньому?
• Чи є обмеження за кількістю користувачів?

 ТОП CRM-систем для малого та середнього бізнесу

• KeyCRM — найбільш популярна у сфері товарного бізнесу, має інтеграцію з Prom, Rozetka, OLX, Новою поштою.
• NetHunt CRM — чудове рішення для B2B-компаній, повністю інтегрована з Gmail.
• Uspacy — проста CRM для управління угодами.
• PlanFix — гнучке рішення для бізнесу, що поєднує CRM та управління проєктами.

 ТОП CRM-систем для великого бізнесу

• Odoo CRM — потужна аналітична CRM, яку використовують великі корпорації.
• Zoho CRM — комплексне рішення, що охоплює CRM, ERP та складський облік.
• Creatio — ідеальний вибір для великих компаній, має глибоку інтеграцію з продуктами Microsoft.

💡 Порада: Не женіться за «найкращою» CRM, шукайте ту, яка найкраще закриє саме ваші потреби.

Не знаєте, яка CRM дійсно потрібна вашому бізнесу? Ми допоможемо обрати ідеальне рішення, що відповідатиме вашим потребам, структурі бізнесу та бюджету. Запишіться на консультацію, і ми підберемо CRM, якою ви будете користуватися! 

Впровадження CRM: покроковий алгоритм

Крок 1: Аналіз бізнес-процесів
Перш ніж впроваджувати CRM, розберіться, які процеси у вас працюють добре, а які потребують оптимізації.

Крок 2: Вибір CRM і підрядника
CRM можна впроваджувати самостійно або через інтегратора.
💡 Як обрати інтегратора:

• Чи є сертифікація щодо роботи з CRM?
• Чи має досвід та кейси у вашій сфері?
• Чи надає технічну підтримку після впровадження?

Крок 3: Налаштування CRM
Система має бути адаптована під ваш бізнес:
Воронка продажів та стадії угод.
Інтеграція з сайтом, телефоном, соцмережами.
Автоматизація рутинних завдань (нагадування, звіти).

Крок 4: Навчання команди
60% успіху CRM — це готовність команди працювати з нею. Без навчання система не буде використовуватись ефективно.

Крок 5: Тестування й адаптація системи
Запускаємо CRM у тестовому режимі, збираємо фідбек, оптимізуємо процеси.

Крок 6: Підтримка та масштабування
Після впровадження важливо аналізувати дані та поступово розширювати функціонал.

Типові помилки під час впровадження CRM

🚫 Помилка 1: Відсутність аналізу бізнес-процесів
CRM не вирішить хаос у бізнесі, якщо ви автоматизуєте хаотичні процеси.

🚫 Помилка 2: Обирати CRM лише за ціною
Дешева CRM без потрібних функцій обійдеться дорожче в довгостроковій перспективі.

🚫 Помилка 3: Відсутність навчання персоналу
Менеджери можуть саботувати CRM, якщо їм не пояснили її користь.

🚫 Помилка 4: Неправильна інтеграція
Без зв’язку з телефоном, месенджерами та 1С (або BAS) CRM не дасть повного уявлення.

🚫 Помилка 5: Відсутність контролю використання CRM
Якщо система не використовується на 100%, це означає, що її потрібно оптимізувати або донавчати команду.

Чому CRM — це інвестиція, а не витрата?

Дослідження показують, що бізнеси, які використовують CRM, підвищують продажі на 29%.
Кожен $, вкладений у CRM, окуповується у 8,71 раза.
91% компаній зі штатом понад 10 співробітників уже використовують CRM.

Якщо хочете, щоб бізнес працював ефективно, автоматизація продажів — це не опція, а необхідність.

Висновок

1. Обирайте CRM під конкретні завдання.
2. Інвестуйте в правильне впровадження та навчання команди.
3. Контролюйте використання CRM для отримання максимального результату.

Якщо не знаєте, яку CRM обрати, звертайтеся до CRM Solutions. Підберемо і впровадимо систему, якою ви реально будете користуватися.